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Mentions obligatoires sur factures

Les factures établies par un professionnel à l’occasion de l’accomplissement d’une vente ou de la réalisation d’une prestation de service doivent comporter un certain nombre de mentions obligatoires. En tant que professionnel, il est nécessaire de bien appréhender vos obligations en matière de facturation et de comprendre les règles de forme à respecter sur chacune des mentions obligatoires à indiquer sur vos factures.

Rappel de toutes les mentions obligatoires sur les factures

L’article L441-3 du Code de commerce précise que toute facture émise par un professionnel doit comporter les mentions obligatoires suivantes :

  • l’identité du professionnel et du client,
  • le numéro individuel d’identification à la TVA du professionnel, et du client lorsqu’il auto-liquide la TVA (opération réalisée à l’étranger),
  • la date d’émission de la facture,
  • le numéro de la facture,
  • la date de la vente ou de la prestation de services,
  • la quantité, la dénomination précise, et le prix unitaire hors TVA des produits vendus et des services rendus,
  • les réductions de prix acquises à la date de la vente ou de la prestation de services et directement liées à cette opération,
  • le taux de TVA applicable (ou les taux applicables à chaque ligne de service en cas de taux différents),
  • le montant total de la TVA,
  • le montant total à payer hors taxes (HT) et toutes taxes comprises (TTC),
  • les conditions de règlement,
  • les conditions d’escompte en cas de paiement anticipé,
  • le taux des pénalités exigibles en cas de retard de paiement,
  • le montant de l’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement due par le créancier professionnel en cas de retard de paiement.

Ensuite, dans certains cas spécifiques, d’autres mentions doivent être obligatoirement indiquées sur les factures.

Nous vous rappelons que les entreprises qui émettent des factures avec des mentions obligatoires manquantes et/ou inexactes encourt plusieurs sanctions, dont une amende fiscale de 15 euros par mention manquante ou inexacte et par facture (plafonne à un quart de son montant).

Précisions sur les autres mentions obligatoires sur les factures

Voici quelques précisions concernant les autres mentions obligatoires sur les factures émises par un professionnel :

  • La date d’émission de la facture correspond à la date à laquelle vous l’établissez.
  • La date de réalisation de la vente ou de la prestation de service facturée correspond au jour effectif de la fin de la livraison ou de la fin d’exécution de la prestation de service.
  • Les réductions de prix à mentionner sur la facture correspondent aux rabais, remises ou ristournes acquises à la date de la vente ou de la prestation de service et directement liées à l’opération. Les escomptes non prévus sur la facture n’en font par partie.

 

Retrouvez les éléments sur service-public.fr

Les règles de numérotation des factures

Toutes les factures émises par un professionnel doivent comporter un numéro. Le numéro attribué à une facture ne doit pas être défini au hasard.

Ce numéro doit être unique, basé sur une séquence chronologique continue et sans rupture. En cas de besoin, vous avez la possibilité d’utiliser des préfixes tels que l’année ou le mois et l’année. Cela équivaut à utiliser une numérotation des factures de ce type : « année-numéro » ou « année-mois-numéro ».

Si la facture comporte plusieurs pages, le numéro doit figurer sur chacune de celles-ci.

 

En cas d’erreur ou de remise accordée après son émission, une facture peut être annulée ou rectifiée.

Une facture ne peut pas être purement supprimée : la numérotation chronologique permet de vérifier qu’il n’y pas de “trou” dans les séquences numériques.

En cas d’annulation ou de rectification de la facture initiale, le vendeur ou le prestataire de services doit adresser à son client :

  • soit une nouvelle facture établie en remplacement de la précédente, qui doit faire référence à la facture annulée ;
  • soit une note d’avoir, notamment en cas de remise accordée a posteriori, faisant référence à la facture initiale (facture en « négatif » du montant de la réduction).

Pour les redevables de la TVA ayant déjà acquitté la TVA correspondant à la facture initiale, la note d’avoir doit comporter certaines mentions :

  • s’ils entendent récupérer la TVA correspondant à la partie du prix objet de la réduction, la note d’avoir doit indiquer le montant HT du rabais et le montant de la TVA correspondant et faire référence à la facture initiale. Le client redevable de la TVA doit alors rectifier la déduction de TVA opérée ;
  • s’ils renoncent à récupérer la TVA correspondant au rabais consenti, la note d’avoir doit faire référence à la facture initiale et préciser que le rabais est net de taxe. Il n’y aura donc pas de rectification dans ce cas.

Les mentions sur les factures relatives à l’identification des parties

Le professionnel doit mentionner sur ses factures plusieurs informations permettant son identification. Il convient d’indiquer :

  • pour un entrepreneur individuel : le nom, le prénom et éventuellement le nom commercial,
  • pour une société : la dénomination sociale, le montant du capital social et la forme juridique (EURL, SARL, SASU, SAS, SA, SNC…)
  • le numéro d’identification de l’entreprise (numéro SIREN ou numéro SIRET),
  • pour les commerçants : le numéro d’immatriculation au registre du commerce et des sociétés suivi de la ville du greffe (figurant sur l’extrait Kbis),
  • pour les artisans : le numéro d’inscription au répertoire des métiers avec le chiffre désignant la CMA compétente (figurant sur l’extrait D1),
  • l’adresse du siège social de l’entreprise.

Concernant le client, les factures doivent mentionner :

  • leur nom (particulier) ou leur dénomination sociale (entreprise),
  • l’adresse de leur domicile (particulier) ou de leur siège social (entreprise).

Egalement, les professionnels exerçant une activité artisanale pour laquelle une assurance est obligatoire (les entreprises de bâtiment par exemple) doivent mentionner sur leurs factures :

  • l’assurance souscrite au titre de leur activité,
  • les coordonnées de l’assureur ou du garant,
  • et la couverture géographique de l’assurance ou de la garantie.

Enfin, pour les sociétés en liquidation, il faut obligatoirement indiquer la mention « société en liquidation » à côté de la dénomination sociale.

Les mentions sur les factures relatives à la vente ou la prestation réalisée

Les factures émises par un professionnel doivent indiquer la dénomination précise de chaque produit ou service facturé. Cela implique d’y mentionner :

  • pour chaque vente : la nature, la référence, les caractéristiques, la quantité, le prix unitaire hors taxes .
  • pour chaque prestation de service facturée : la nature, la référence, les caractéristiques, la quantité, le prix unitaire hors taxes ou le taux horaire hors taxes. Le cas échéant, il est nécessaire de ventiler les matériaux fournis et la main d’oeuvre.

La quantité s’entend, selon les usages de l’entreprise :

  • soit en unités de produit ou de service (1, 10, 100…),
  • soit en poids, en volume ou en taux horaire.

Les mentions sur les factures relatives à la TVA

Tout d’abord, le professionnel doit indiquer son numéro individuel d’identification à la TVA sur toutes ses factures d’un montant supérieur à 150 euros hors taxes. Le numéro individuel d’identification à la TVA du client n’est exigé que lorsqu’il doit auto-liquider la taxe.

La facture doit ensuite indiquer le taux de la TVA applicable. En présence d’opérations soumises à des taux de TVA différents, le taux de TVA applicable doit être indiqué pour chaque ligne de produit ou de service.

Le récapitulatif du montant total de la TVA due doit également figurer sur chaque facture.

Enfin, dans certaines situations, des mentions spécifiques doivent être indiquées sur les factures. C’est notamment le cas de :

  • la mention « TVA non applicable, article 293 B du CGI » pour les professionnels en franchise en base de TVA ;
  • la mention « TVA due par le preneur, article 283-2 du CGI » ou « article 44 de la directive 2008/8 » pour les professionnels facturant des prestations de services à des clients installés dans un pays de l’union européenne (autre que la France) et assujettis à la TVA dans leur pays ;
  • la mention « Exonération de TVA, article 262 ter, I du CGI » pour les livraisons intracommunautaire exonérées de TVA.

Les mentions sur les factures relatives aux modalités de paiement

Le professionnel est tenu de mentionner sur ses factures les modalités de paiement que le client doit respecter, en indiquant :

  • la date à laquelle le règlement doit être effectué,
  • les conditions d’escompte en cas de paiement anticipé, ou, le cas échéant, la mention « Pas d’escompte accordé en cas de paiement anticipé »,
  • les modes de paiement acceptés.

Nous rappelons que les délais de paiement entre professionnels sont encadrés par la loi (article L441-6 du Code de commerce). Pour plus d’informations à ce sujet : les délais de paiement.

En cas d’adhésion à un centre de gestion agréé ou une association agréée, la facture doit indiquer la mention suivante : « Membre d’une association agréée, le règlement par chèque est accepté ».

Enfin, concernant les retards de paiement, la facture doit indiquer :

  • le taux de calcul des pénalités de retard : elles sont applicables en cas de retard de paiement, aucun rappel ou mise ne demeure n’est nécessaire pour les exiger. La fixation du taux est encadrée par la loi : Taux des pénalités – service-public.fr
  • l’indemnité forfaitaire de recouvrement : cette indemnité ne vise que les clients professionnels, elle est due en cas de retard de paiement. Son montant est en principe de 40 euros mais il peut être supérieur si les frais de recouvrement que vous exposez réellement sont supérieurs à ce montant.

La situation de retard de paiement naît à compter du jour suivant la date de règlement inscrite sur la facture.

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